Ajik Ajik
Web Blog Undip Web Blog Undip

Calendar

January 2013
M T W T F S S
« Dec   Feb »
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031  

Main

Categories:

Archives:


Links

Meta:


Arsip pengadaan, solusinya ?

January 16, 2013
Filed under: Articel — ajiksujoko @ 4:30 pm

Setiap tahun setiap instansi pemerintah sudah pasti melaksanakan pengadaan barang/jasa. Seberapa banyak kontrak/spk yang dibuat tentunya tergantung instansi masing-masing. Sejauh ini kontrak/spk dibuat dalam bentuk hard copy. Artinya mulai dari proses pengadaan sampai dengan kontrak/spk dan berita acara serah terima barang/jasa dicetak di lembar kertas. Efisienkah itu ?

Prinsip pengadaan tentunya efisien, dari segi biaya pengadaan, sampai dengan keutuhan arsip kontrak/spk. Arsip dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk digital (soft copy) memang memiliki plus minus tersendiri. Arsip dalam bentuk hard copy tidak direpotkan dengan kebutuhan perangkat komputer/laptop untuk membuka file-filenya. Namun membutuhkan media penyimpan yang dapat menampungnya. Misalnya lemari, mobile file maupun yang sejenis. Barang tentu setiap tahun bagi instansi pemerintah yang memiliki banyak kontrak/spk kebutuhan akan media penyimpan seperti lemari akan bertambah. Namun bagaimana dengan ruang yang tidak bertambah luas ? Tentunya akan menjadi masalah.

Lain halnya dengan media penyimpan dalam bentuk digital. Arsip dokumen pengadaan dapat dibuat dalam bentuk softcopy yang dapat dibuka setiap saat dengan komputer/laptop/ bahkan lewat internet. Meskipun demikian, barang tentu arsip dalam bentuk digital memiliki kelemahan juga. Misal komputer, laptop rusak, atau jaringan internet tidak tersedia, tentunya arsip tidak dapat dibuka.

Hal yang perlu mendapat perhatian, bahwa Pejabat Pembuat Pembuat Komitmen (PPK) memiliki tugas menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. Tentunya sebagai upaya menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa sudah menjadi perhatian serius bagi PPK. Dalam system e-procurement (pengadaan secara elektronik) menjadi awal arsip secara digital. Artinya, setiap proses pengadaan dapat diakses melalui system ini. Namun hal tersebut masih terbatas pengadaan yang dapat diadakan melalui e-procurement. Misalnya pelelangan/seleksi umum/sederhana, / pemilihan langsung. Namun demikian, kontrak/spk belum bisa dibuat dalam system tersebut. Bagaimana dengan pengadaan lainnya seperti pengadaan langsung maupun penunjukan langsung atau pengadaan yang lain ?

Mungkin pengembangan e-procurement yang dibuat masih sebatas mendukung tujuan pengadaan barang/jasa. Namun bagaimana kedepannya e-procurement ini bisa dijadikan arsip berbasis elektronik (e-archives) ? Tentunya menjadi tantangan pemerintah agar satuan kerja/unit di setiap instansi pemerintah memiliki arsip pengadaan yang elektronik.

Sudah menjadi kebutuhan utama, bahwa keutuhan arsip dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa seharusnya terjaga. Ditinjau pula bahwa proses pengadaan yang dilaksanakan oleh PPK, ULP/Panitia Pengadaan/Pejabat Pengadaan dan Panitia / Pejabat Penerima. Mereka bertanggung jawab bukan hanya atas nama lembaga/instansi, namun secara pribadi setiap proses pengadaannya. Pertanggungjawaban mereka tidak hanya kepala lembaga/instansinya namun juga kepada pemeriksa baik intern maupun ekstern. Oleh karenanya kebutuhan akan keutuhan arsip dokumen pengadaan tetap terjaga. Kiranya sangat beralasan apabila arsip proses pengadaan barang/jasa sudah beranjak ke era elektronik

Harapan dengan memiliki e-archives, dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa lebih transparan dan efisien dan barang tentu aman dari kerusakan. Untuk mewujudkan harapan tersebut, how …. ?

Share on Facebook

No Comments »

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. | TrackBack URI

Leave a comment

XHTML ( You can use these tags): <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> .

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.

*


Sunflowers Theme by Pello Xabier Altadill Izura