Ajik Ajik
Web Blog Undip Web Blog Undip

Calendar

October 2015
M T W T F S S
« Aug   Jul »
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

Main

Categories:

Archives:


Links

Meta:


Membentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP) Mandiri di Universitas Diponegoro

October 15, 2015
Filed under: Articel — ajiksujoko @ 4:05 pm

Universitas Diponegoro (Undip) merupakan salah bentuk Perguruan Tinggi Negeri yang mengalami perkembangan dinamis dalam statusnya. Semula berbentuk Satker (Satuan Kerja), kemudian berubah BLU (Badan Layanan Umum), kemudian berubah menjadi Badan Hukum. Pola Satker dan BLU mengikuti aturan keuangan dari pusat (pemerintah). Sumber dana yang bersumber dari pemerintah pusat dan penerimaan dari luar institusi terkompilasi dalam DIPA yang prinsipnya adalah “uang negara” dan disahkan dengan UU yang biasa disebut UU APBN. Bagaimana pun pembelanjaan uang Negara harus mengikuti prosedur yang berlaku. Perpres No 54 Tahun 2010 dan perubahannya merupakan aturan pembelanjaan uang Negara yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa. Salah satu prinsip menerapkan Perpres No 54 Tahun 2010 dan perubahannya adalah melihat sumber dana.

Pola Badan Hukum memberikan kewenangan dan fleksibilitas dalam pengelolaan dana. Apabila dana tersebut bukan prinsip uang Negara, maka proses pembelanjaan anggaran tidak harus mengikuti Perpres No 54 Tahun 2010 dan perubahannya. Namun demikian, apabila belum mampu membuat aturan pembelanjaan anggaran sebaiknya mengikuti Perpres No 54 Tahun 2010 dan perubahannya. Kecuali sudah mampu dan memiliki aturan pengelolaan dana yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa, maka aturan tersebutlah yang dipakai sebagai dasar hukumnya.

Terlepas dari sudah atau belum memiliki aturan pengadaan barang/jasa tersendiri, Undip sudah memiliki ULP (Unit Layanan Pengadaan). Melihat sejarah dan berkembangnya status Undip, ULP dibentuk untuk mengakomodir perkembangan pengadaan barang/jasa yang berjalan di Undip pada saat terbentuk. Harapannya ULP dapat mengakomodir perkembangan ke depan dengan melihat status Undip sebagai badan hukum dan peraturan pengadaan yang semakin dinamis serta kebijakan yang relevan.

Untuk mengakoodir harapan tesebut kemandirian organisasi ULP diperlukan. Mengapa kemandirian ULP ini diperlukan ? Suatu organisasi di mana ia berdiri mandiri jika dibandingkan dengan intervensi tentu akan berbeda hasilnya. Bekerja dalam organisasi pun akan merasa nyaman tanpa intervensi. Tentu dengan kenyamanan tersebut sebagai penunjang untuk menghasilkan pekerjaan yang optimal.

Kemandirian organisasi ULP merupakah salah satu cara pengukuran tingkat kematangan ULP. Reifeldi mengungkapkan ada dua cara dalam melakukan pengukuran tingkat kematangan ULP yaitu melalui pengukuran mandiri pada organisasi ULP serta penyusunan peta jalan organisasi ULP. Tahap kematangan tiga (defined) berarti sudah memiliki dokumen yang mengatur organisasi, tata laksana, sumber daya manusia, serta manajemen organisasi ULP juga disusun berdasarkan pedoman/dibakukan (Direktur Pengembangan Profesi Reifeldi dalam Rapat Koordinasi Ahli Pengadaan Barang/Jasa dan ULP, Rabu (07/10) di Makassar, Sulawesi Selatan).  Reifeldi menambahkan, ada lima tahap kematangan ULP yang dirancang sebagai bagian dari proyek modernisasi pengadaan oleh LKPP, yaitu: Initial, repeatable, defined, managed dan optimized.

Sudah sampai manakah kesiapan ULP Undip menjadi ULP yang mandiri ? Tentunya hal ini tidak lepas dari komitmen. Siapakah yang harus melakukan komitmen tersebut ? Tentu akan kembali pada para pihak yang berhubungan dengan ULP. Komitmen top level tingkat Universitas maupun unitnya membentuk ULP mandiri sangat dibutuhkan. Tentunya harus dibuktikan dengan menyiapkan organisasi, tata laksana, sumber daya manusia, serta manajemen organisasi ULP. Bukti proses pengadaan masih dilakukan di masing-masing unit adalah belum terciptanya ULP mandiri. Mengapa demikian ? Karena ULP dikatakan mandiri jika tidak ada intervensi dari unit bahkan tidak ada intervensi dari top level universitas sekalipun. Keinginan kuat tiap unit untuk mengadakan proses pengadaan barang/jasa, hanya akan menghambat terbentuknya ULP mandiri.

Bagaimana upaya membentuk ULP mandiri ? ULP sebagai salah satu bentuk sub organisasi yang mandiri merupakan bagian Universitas disamping sub organisasi lain. Organisasi dalam Universitas apalagi berbentuk Badan Hukum seyogyanya efisien. Maksudnya jangan sampai kaya struktural, miskin fungsional. Namun sebaliknya miskin struktural, kaya fungsional. Penambahan atau pengurangan struktur dan fungsi organisasi merupakan hal yang dinamis dalam perkembangan suatu organisasi. Bagaimana membuat organisasi yang efektif dalam mendukung tujuan , visi dan misi universitas serta perkembangan manajemen relevan dengan keadaan sangat dibutuhkan.   

Melihat fungsinya yang strategis, dan sebagai upaya membentuk ULP mandiri, maka membuat satu struktural sebagai wadah kegiatan ULP tingkat Universitas sangat dibutuhkan. Harapannya ULP akan melekat pada institusi. Suatu unit struktural tidak akan berjalan jika tidak dilengkapi dengan tata laksana /administrasi tata usaha, sumber daya manusia, serta manajemen organisasi.

Apabila ULP mandiri ini terbentuk, tentu apa yang diharapkan ? Tentu satu sisi akan menghemat anggaran. Kenapa tidak ? Karena berapa paket yang diadakan apabila pecah ke berbagai unit akan menghasilkan konsekuensi pembayaran honor panitia yang berkaitan dengan pengadaan. Selain menghemat anggaran akan menghemat personil juga. Tentunya personil tetap disesuaikan dengan analisa kebutuhan yang tepat. Pekerjaan akan lebih fokus dan terukur, sehingga bukan menjadi pekerjaan sampingan bagi personilnya. Mengurangi intervensi yang tidak diharapkan dari berbagai pihak, sehingga proses pengadaan barang/jasa akan berjalan baik.

Harapan jika ULP mandiri terbentuk tidak akan efisien dan efektif jika tidak dibarengi dengan sistem yang dapat memudahkan koordinasi dengan sub organisasi lain dan monitoring. Untuk memudahkan hal tersebut tentunya dibutuhkan sistem atau aplikasi berbasis web yang dapat dimanfaatkan sebagai proses koordinasi dan monitoring. Aplikasi yang dapat digunakan untuk pengajuan paket pekerjaan , melihat tahapan sampai di mana paket pekerjaan, selesainya paket pekerjaan sampai pembayaran paket pekerjaan kepada pihak ke tiga dan sistem panitia pengadaan dan kinerjanya. Sehingga proses pengadaan sampai pembayaran akan mudah koordinasi dan monitoringnya.

Saatnya untu berubah dan maju.

 

Share on Facebook

No Comments »

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. | TrackBack URI

Leave a comment

XHTML ( You can use these tags): <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong> .

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.

*


Sunflowers Theme by Pello Xabier Altadill Izura